4 de junio de 2009
3 de junio de 2009
INTRODUCCIÓN
La función social de los archivos en las universidades se fundamenta en la satisfacción de las necesidades de información de la comunidad universitaria y de los ciudadanos.
Se concreta cuando la administración en su relación con la comunidad universitaria tecnológica, registra en documentos su que hacer cotidiano, se conoce cuando accede a los servicios de archivo. En el contexto universitario actual la función social de los archivos es mucho más perentoria, amplia y por lo mismo debe tener mas cobertura por que se constituye un elemento esencial para la académica, la docencia, la extensión, la administración universitaria y la investigación y la conservación del patrimonio documental del Instituto Tecnológico del Putumayo, es decir su memoria institucional.
Gestionar la documentación oficial así como los actos administrativos se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha reconocido como un recurso necesario y estratégico para el apoyo en el cumplimiento de la misión con base en los antecedentes, el alcance de los objetivos y la supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente, lo que hace relevante la creación de directrices internas que orienten este proceso.
Este proyecto de investigación estar basado entre otros en la aplicación de la Ley General de Archivos, del Reglamento General de Archivos correspondiente al Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, el acuerdo 060 de 2001 y el acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.
Se concreta cuando la administración en su relación con la comunidad universitaria tecnológica, registra en documentos su que hacer cotidiano, se conoce cuando accede a los servicios de archivo. En el contexto universitario actual la función social de los archivos es mucho más perentoria, amplia y por lo mismo debe tener mas cobertura por que se constituye un elemento esencial para la académica, la docencia, la extensión, la administración universitaria y la investigación y la conservación del patrimonio documental del Instituto Tecnológico del Putumayo, es decir su memoria institucional.
Gestionar la documentación oficial así como los actos administrativos se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha reconocido como un recurso necesario y estratégico para el apoyo en el cumplimiento de la misión con base en los antecedentes, el alcance de los objetivos y la supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente, lo que hace relevante la creación de directrices internas que orienten este proceso.
Este proyecto de investigación estar basado entre otros en la aplicación de la Ley General de Archivos, del Reglamento General de Archivos correspondiente al Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, el acuerdo 060 de 2001 y el acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.
SELECCIÓN Y DESCRIPCION DEL TEMA DE INVESTIGACION
“Situación Archivística actual del área administrativa del Instituto Tecnológico del Putumayo”.
EL PROBLEMA DE INVESTIGACION
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
El Instituto Tecnológico del Putumayo es la única institución publica de Educación Superior en nuestro Departamento, actualmente la institución no cuenta con un manual de Gestión Documental, las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos, tienen la obligación de elaborar programas de gestión de documentos para el cumplimiento del objeto social para el que fueron creadas, acorde a las reglas y principios generales que regulan la función archivistita del estado, según la ley 594 de 2000, acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nación y demás normatividad.
No obstante, el Instituto Tecnológico del Putumayo enfrenta problemáticas como la que se describen a continuación y que hacen parte de los problemas que aquejan hoy día a las entidades del estado.
Falta de un consejo interno capacitado para liderar la política archivistita interna, según lineamientos establecidos en el decreto 4124 de 2004, por el cual se regula el Sistema Nacional de Archivos.
Poco compromiso de las directivas de la institución en relación con la administración técnica y administrativa de los archivos.
Carencia de unidades de correspondencia que respondan a los parámetros establecidos en el acuerdo 060 de 2001, emitido por el AGN.
Ausencia de profesionales en ciencias de la información y la documentación que gestionen las unidades de información de la institución.
Falta de manuales, guías, procedimientos, formatos e instructivos para los procesos archivistitos.
Carencia de Tecnologías de la Información y la Comunicación en el desarrollo de la Gestión Documental.
Falta de Control de la Documentación en la institución, según la normatividad vigente y las políticas institucionales.
Incumplimiento del marco legal que regula la Gestión Documental en entidades Descentralizadas del orden territorial.
Carencia de Tablas de Retención y Valoración Documental y Programas de Gestión Documental, en entidades Descentralizadas del orden territorial según normatividad vigente.
El Instituto cuenta con un fondo acumulado, sin ningún tratamiento archivistito, que hace que el acceso a la información sea infructuoso.
Falta de instalaciones dotadas con mobiliario, equipos, elementos y unidades de conservación para el correcto funcionamiento de los archivos.
Adecuación inapropiada de los de positos de archivo
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Conocer el nivel de conocimiento en Gestión Documental del personal Administrativo del Instituto Tecnológico del Putumayo.
El Instituto Tecnológico del Putumayo es la única institución publica de Educación Superior en nuestro Departamento, actualmente la institución no cuenta con un manual de Gestión Documental, las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos, tienen la obligación de elaborar programas de gestión de documentos para el cumplimiento del objeto social para el que fueron creadas, acorde a las reglas y principios generales que regulan la función archivistita del estado, según la ley 594 de 2000, acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nación y demás normatividad.
No obstante, el Instituto Tecnológico del Putumayo enfrenta problemáticas como la que se describen a continuación y que hacen parte de los problemas que aquejan hoy día a las entidades del estado.
Falta de un consejo interno capacitado para liderar la política archivistita interna, según lineamientos establecidos en el decreto 4124 de 2004, por el cual se regula el Sistema Nacional de Archivos.
Poco compromiso de las directivas de la institución en relación con la administración técnica y administrativa de los archivos.
Carencia de unidades de correspondencia que respondan a los parámetros establecidos en el acuerdo 060 de 2001, emitido por el AGN.
Ausencia de profesionales en ciencias de la información y la documentación que gestionen las unidades de información de la institución.
Falta de manuales, guías, procedimientos, formatos e instructivos para los procesos archivistitos.
Carencia de Tecnologías de la Información y la Comunicación en el desarrollo de la Gestión Documental.
Falta de Control de la Documentación en la institución, según la normatividad vigente y las políticas institucionales.
Incumplimiento del marco legal que regula la Gestión Documental en entidades Descentralizadas del orden territorial.
Carencia de Tablas de Retención y Valoración Documental y Programas de Gestión Documental, en entidades Descentralizadas del orden territorial según normatividad vigente.
El Instituto cuenta con un fondo acumulado, sin ningún tratamiento archivistito, que hace que el acceso a la información sea infructuoso.
Falta de instalaciones dotadas con mobiliario, equipos, elementos y unidades de conservación para el correcto funcionamiento de los archivos.
Adecuación inapropiada de los de positos de archivo
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Conocer el nivel de conocimiento en Gestión Documental del personal Administrativo del Instituto Tecnológico del Putumayo.
OBJETIVO GENERAL
Investigar sobre el manejo de los procesos de un programa de de Gestión Documental en el área Administrativa del Instituto Tecnológico del Putumayo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diagnosticar la gestión documental en el Instituto Tecnológico del Putumayo mediante la aplicación de encuestas para determinar el nivel de organización de los archivos.
Conocer la aplicación de los procesos del programa de gestión documental en la organización de los archivos de gestión, central e históricos conforme a los principios y procesos archivisticos.
Conocer la organización técnica de fondos acumulados conforme a los principios y procesos archivisticos.
Conocer el uso de los recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos.
JUSTIFICACION
Toda entidad, cualquiera que sea su tamaño, su ocupación, objetivo o carácter debe contar con un programa de archivo que le permita un manejo adecuado de la información ya que proteger la memoria de la entidad es un deber de cada trabajador y una obligación legal señalada en las diferentes normas existentes en política archivística del país.
La organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la eficacia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades no son solamente el testimonio de su existencia si no el referente para la toma de decisiones.
Ya que actualmente todas las entidades de carácter público y privado están encaminadas a certificarse como modelos administrativos según normas ICONTEC, estamos seguros que el ITP es la excepción, y más aun, que el trabajo a realizar facilitará la consecución de ese logro a mediano plazo, permitiendo reorganizar todos sus sistemas de información según los estándares de calidad existentes.
En cumplimiento de la Ley 594 de 200, Ley General de Archivos, esta investigación permitirá orientar la normalización de la función archivistica en el Instituto Tecnológico del Putumayo, de acuerdo con las políticas y directrices del sistema Nacional de Archivos, para garantizar el acceso a la información y la respuesta oportuna al ciudadano y a los organismos de control.
La organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la eficacia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades no son solamente el testimonio de su existencia si no el referente para la toma de decisiones.
Ya que actualmente todas las entidades de carácter público y privado están encaminadas a certificarse como modelos administrativos según normas ICONTEC, estamos seguros que el ITP es la excepción, y más aun, que el trabajo a realizar facilitará la consecución de ese logro a mediano plazo, permitiendo reorganizar todos sus sistemas de información según los estándares de calidad existentes.
En cumplimiento de la Ley 594 de 200, Ley General de Archivos, esta investigación permitirá orientar la normalización de la función archivistica en el Instituto Tecnológico del Putumayo, de acuerdo con las políticas y directrices del sistema Nacional de Archivos, para garantizar el acceso a la información y la respuesta oportuna al ciudadano y a los organismos de control.
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